Bekesantos Servicios de Tecnología

Entre los principales problemas que enfrentan las empresas en esta materia están: impresión de documentos no relacionados con las funciones laborales (genera desperdicio de papel y mayor gasto de consumibles); alto volumen de impresión en equipos de poca capacidad (gran consumo de suministros y fallas técnicas antes de lo esperado); muchos equipos de impresión para reducidos grupos de personas; y diversidad de marcas y dispositivos de fotocopiado, fax, escáner e impresión, que ocupan espacio, producen alto gasto de consumibles y de soporte técnico.

Es claro que la tecnología en sí misma no soluciona los problemas si no va precedida de una estrategia que resulte del análisis de las necesidades de los usuarios; es por ello que estamos viendo un desplazamiento de las funcionalidades de una impresora como factor de decisión de compra. Hoy en día, es necesario apoyar esta decisión en un análisis de cuánto y qué se quiere imprimir y/o digitalizar, para generar mayor productividad y ahorro en costos.

Para que la inversión sea la más acertada, lo principal es asesorarse bien antes de comprar un equipo. Trate de responder preguntas como: ¿cuántas impresoras, fotocopiadores, faxes, escáneres, tiene? ¿cuántas páginas (color y B/N) imprime mensualmente? ¿cuál es el gasto en mantenimiento de los equipos? ¿cuál es el gasto mensual en consumibles? ¿cuántas marcas maneja en los equipos que posee?

Según Glenys Rojas, coordinadora de Soluciones de Impresión de BekeSantos, tan sólo con la consolidación y estandarización de los dispositivos (actualización de equipos, reducción de marcas), las empresas ganan aproximadamente 10% en el costo total de propiedad del parque de impresión.

Dejar en manos de un proveedor la administración total de suministros (contratación de un presupuesto mensual de consumibles y soporte técnico), reporta 20% de beneficio. Integrar equipos multifuncionales agrega 30% más; y la implantación de políticas de racionalización del gasto, a través de nuevas aplicaciones y mejoras de procesos, reporta otro 40% de beneficio.

BekeSantos ofrece la posibilidad de disminuir y racionalizar el gasto del manejo de documentos (impresos y digitales), de forma progresiva y sin comprometer a las empresas con un fabricante en especial. “Una empresa puede, incluso, iniciar la nueva estrategia en una sola área, para observar los resultados, y luego replicarla en el resto de la empresa”, comenta Rojas.

Equipos innovadores

Si el problema es la ausencia de control en cuanto a lo que se imprime, actualmente existen en el mercado impresoras láser y multifuncionales cuyo software arroja reportes por departamento y usuario, que muestran el nombre del archivo impreso, hora y fecha, tipo de documento, tamaño, número de páginas, etc. Esto permite a la empresa saber cómo se están utilizando sus recursos, y a los usuarios tener más conciencia en el uso racional de los mismos.

Ya que los equipos de impresión suelen compartirse, existe información que reviste de importancia y que no debe ser vista o manipulada por personas no autorizadas. Para estos casos, hay impresoras láser y multifuncionales que exigen marcar en el equipo una clave de seguridad para retirar el documento. También, es posible asignar un presupuesto de impresión por departamento o por usuario en el software de los multifuncionales. Al alcanzar el límite fijado, el equipo no me permitirá imprimir más.

Matriz de punto : aun cuando los nuevos modelos láser permiten almacenar formas electrónicas que desplazan a las formas preimpresas (formatos en papel, generalmente utilizados para facturación, órdenes de compra), muchas empresas siguen usando los matriciales en áreas de contabilidad. El costo de impresión de estos equipos es el más bajo. Se justifica su uso cuando se requiere facturar en original y copia, pues las impresoras de impacto ofrecen hasta 5 copias. Con láser, se tendría el mismo gasto de tóner para cada copia.

Inyección de tinta (inkjet) : son los equipos más económicos pero con mayor costo por página, dado el alto precio de los cartuchos de tinta. Se recomienda para usuarios de hogar o áreas con poco volumen de impresión.

Multifuncionales : son capaces de imprimir, fotocopiar, enviar faxes y escanear documentos. Estos equipos inicialmente se vendían para pequeñas y medianas empresas con limitaciones de espacio, aunque hoy en día las grandes también disponen de multifuncionales robustos, capaces de manejar altos volúmenes de impresión. Los hay de inyección de tinta y láser. Incluso, existen equipos modulares que permiten escalarse a medida que aumentan las necesidades. Es decir, se puede comprar sólo la impresora, luego la fotocopiadora y así sucesivamente.

Láser : anteriormente un equipo láser significaba palabras mayores; hoy en día hay pequeñas impresoras de este tipo para usuarios home office , con o sin conectividad en red, y a precios muy asequibles. Los láser son los equipos que ofrecen el menor costo de impresión por página y están orientados a usuarios con alto volumen y calidad de impresión. Los hay a color, monocromáticos, y monocromáticos con capacidad de color.