Una simple huelga que impida el acceso a nuestra empresa o la ruptura de una tubería de agua que inunde las instalaciones de las oficinas, son escenarios posibles y comunes que puede atentar contra la normal operación del negocio.

Lo que hace algunos años se consideraba “recuperación ante desastres”, hoy se ha maneja como “gestión de la continuidad del negocio”. Esto implica un plan de continuidad que permita continuar con los procesos considerados críticos para el negocio, en situaciones que puedan interrumpir la operación de una empresa.

Según una información publicada en Computing España, 75% de los negocios tienen al menos una interrupción no controlada al año, pero sólo 45% de las empresas ha desarrollado un plan de continuidad. Y la cifra disminuye a sólo 12% si consideramos que el plan debe estar actualizado, operativo y verificado de manera periódica.

Hoy en día, no sólo las empresas grandes y cuyos procesos dependen en mayor medida de la tecnología están trabajando en planes de contingencia. De acuerdo con Félix Miranda, gerente de la división Business Resilience & Continuity Services de IBM en Venezuela, sus clientes son de casi todos los sectores económicos y cerca del 80% son pequeñas y medianas empresas.

Analice las posibles contingencias

Para entender porqué es necesario contar con un plan de contingencia, es preciso saber las consecuencias que puede ocasionar la suspensión de las operaciones en el rendimiento de nuestro negocio.

De acuerdo con el procedimiento que aplica IBM, lo primero es identificar escenarios posibles y el impacto que pueden tener cada uno de ellos en nuestra productividad. Los escenarios a contemplar van desde las contingencias típicas (una falla de hardware) hasta cambios en el entorno y del mercado.

“Un escenario de cambios en el mercado puede ser la quiebra de mi competencia, por ejemplo. Yo debo estar en capacidad de soportar toda esas transacciones que se generarán por la ausencia de mi principal competidor. Y un ejemplo de cambios en el entorno puede ser la aplicación de un control de cambios”, ilustra Miranda.

Luego de analizar los riesgos en cada uno de los posibles escenarios, el segundo paso es generar planes de mitigación. Para clasificar los riesgos, Miranda cita la fórmula: Riesgo = impacto x probabilidad de ocurrencia. De esta manera podemos generar planes para aquellos que tienen mayor impacto y probabilidad de ocurrencia.

Por último, es necesario construir una estrategia de recuperación técnica para los equipos, redes y comunicaciones. Esto vendría a ser el plan de recuperación de IT ante desastres. Debe contemplar líneas de acción para el antes, durante y después de la contingencia, con definición de roles y actividades de cada uno de los actores de la empresa.

Disponga de un centro alterno

En muchas ocasiones las contingencias atentan contra la disponibilidad de información crítica o suceden en el área geográfica en la que se encuentran las oficinas. Por ello, una recomendación que hacen todos los consultores es contar con un centro de almacenamiento y soporte alterno, ubicado en un lugar seguro y/o que esté fuera de la sede de la empresa.

Hay empresas que tienen uno propio y otras que contratan este servicio a terceros, como hacen muchas pymes. En el caso de IBM, los clientes pueden contratar una variedad de servicios para operar en sus equipos e instalaciones en caso de incidentes.

“Tenemos varias opciones. Hay personas que me envían su información y la resguardamos en un disco o en una partición dedicada. Otros están replicando transacciones continuamente. Y otros clientes simplemente tienen una suscripción para utilizar el centro alterno y recuperar desde cero; es la opción de usar nuestros equipos y nuestras instalaciones para operar en caso de una contingencia”, explica Miranda

No basta tener un plan de continuidad del negocio si éste no se revisa y actualiza continuamente. Si no cuenta con los recursos para contratar a una empresa que la ayude a construir un plan de contingencia, empiece por trabajar en estos tres pasos: identifique los riesgos, califíquelos y defina planes de mitigación para éstos