“Las empresas se han percatado de la necesidad de ser más productivas, más rápidas en sus transacciones, reducir tareas operativas, que generalmente se hacían vía telefónica o vía fax… Y que implican una cantidad de personas y costos operativos –muchas veces variables–, que no pueden ser sufragados si desean mantener una posición de liderazgo”, explica la gerente de Productos para Trabajadores de la Información de Microsoft, Evelyn Padrino.

Ante escenarios como éste, desde hace varios años surgieron los portales de colaboración, que inicialmente se orientaron hacia el B2C (Business to Consumer) y el B2B (Business to Business). Sin embargo, su aplicación para manejar relaciones al interior de las organizaciones (B2E, Business to Employees), es la que ha tenido mayor impacto.

“Si tienes todo electrónicamente puedes hacer tus labores mucho más rápido y hacerles seguimiento. Las tareas operativas, que estaban en manos de personas, las dejas en una plataforma de tecnología que te automatiza el proceso. De esta manera, puedes utilizar a esas personas en otras funciones más productivas y estratégicas”, afirma Padrino.

Recursos Humanos puede gestionar solicitudes relacionadas con su área a través del portal; Finanzas puede aprobar o devolver requerimientos de recursos; un gerente puede visualizar el estatus de cada proyecto que tiene en curso la empresa; y el presidente podría tener una vista actualizada de los indicadores de gestión y tomar decisiones a partir de ellos.

Repositorio de información

Cuando se trata de organizaciones cuya operación está diseminada geográficamente, en varias sedes; o si se tiene personal laborando fuera de las oficinas, un portal de colaboración resulta extremadamente útil para gestionar las operaciones, mantenerlas al día y hacer los correctivos necesarios en el curso de los proyectos.

Cobra aún mayor importancia como repositorio central de información y know how. Tomando en cuenta que el conocimiento de las personas, como miembros de una organización, constituye un activo de gran valor; una empresa debe poder recuperar esa información en caso de que algún empleado esté de vacaciones o ya no forme parte de la plantilla.

“Si se va un gerente de producto, por ejemplo, se lleva el conocimiento en la cabeza. Ni siquiera es un alivio que esa persona deje la máquina, porque allí todo está estructurado como está en su mente. Entonces este portal, aparte de agilizar procesos, es un repositorio central de conocimiento corporativo; y eso ha sido impactante para las empresas”, reconoce Padrino.

Acceso ajustado según perfil de usuario

Dado que en un portal interno se comparte información sensible que pudiera estar restringida a ciertos usuarios, es posible asignar roles o perfiles a cada empleado para acceder al portal. Así, el sistema será capaz de reconocer lo que cada usuario puede ver y modificar, según su perfil, el cual se activa al identificarse en el portal.

Igualmente, también es posible crear pequeños sub-portales internos para determinados grupos de usuarios. Por ejemplo, el departamento de Mercadeo podría crear un sub-portal para compartir información relacionada con sus campañas y ejecutar sus proyectos internos con la colaboración de personas que pueden estar o no fuera del recinto físico de la oficina.

Las posibilidades de mejorar el desempeño de los trabajadores y de la empresa en general, a través de un portal de colaboración, exceden a las mencionadas en este artículo. Un consejo final de Evelyn Padrino, para implementar con éxito una solución de este tipo, es apoyarse en el departamento de Recursos Humanos.

“Recursos Humanos tiene que tomar un rol de liderazgo para que el cambio sea lo menos traumático posible para los empleados; porque estamos hablando de gente que se está apoyando en máquinas, en infraestructuras”, culmina.