Un estudio de Gartner Group, citado por rrhhMagazine.com , indica que recuperar un documento impreso representa entre 10% y 20% del tiempo de un empleado. Y, en ocasiones, existe un número de copias innecesarias de estos archivos, o demasiado tratamiento manual que ha deteriorado el documento.

Lexmark, el fabricante de equipos de impresión, le pone números a este problema. Su estimación ubica en más de 30 millones de dólares anuales el gasto de las empresas en desperdicio de papel para impresiones, envío de fax y copiado. Esto representa entre 1% y 3% del total de ingresos.

Lo que parece claro es que las empresas no puede prescindir del papel totalmente. Pero, existen maneras de organizar y archivar este tipo de documentos, permitiendo una búsqueda más ágil y un uso más racional de los mismos, al cruzarlos con otras informaciones digitales que faciliten la toma de decisiones de negocio.

Ganar espacio y productividad

En el mercado existen sistemas de gestión electrónica de documentos y manejadores de contenidos. Algunos sólo digitalizan y organizan en archivos digitales documentos impresos -tales como facturas, contratos, pagos de impuestos, estados de cuenta, etc.-, facilitando su manipulación, archivo y búsqueda.

Otros van un poco más allá al integrar los documentos digitalizados con la información de la empresa y sus clientes, de manera que los empleados tengan acceso a ella para cumplir con su trabajo y prestar un mejor servicio. No obstante, estos sistemas permiten establecer perfiles y roles de usuario para delimitar lo que cada uno puede ver y modificar.

De acuerdo con IBM , un sistema de manejo de contenido empresarial puede reducir en 28% los costos relacionados con el uso de papel e impresión; 40% en espacio de almacenamiento local; 50% en espacio de almacenamiento externo; 80% en mantenimiento de equipos y 25% en gastos administrativos.

Ofrece más seguridad al disponer de una copia fiel al original, inviolable e inmodificable; se reduce el riesgo de perder documentos y se pueden definir distintos niveles de acceso a la información, de acuerdo con perfiles de usuarios. Todo esto repercute positivamente en la productividad, al posibilitar el acceso simple y rápido a la información, desde cualquier locación autorizada.

DocFlow, de BekeSantos

A medida que crece el número de  documentos, se complican los procesos de organización, administración y consulta. Normalmente la revisión de estos involucra a varias personas, en distintos departamentos, lo que retrasa y perjudica la actualización de las informaciones.

Para empezar a crear y administrar documentos digitales, BekeSantos ofrece una herramienta llamada DocFlow. Es un repositorio de documentos electrónicos para usuarios internos de empresas, que permite crear, editar, revisar, modificar, aprobar y publicar archivos digitales, en múltiples formatos, desde el navegador.

DocFlow nació ante la necesidad de las empresas de contar con una herramienta que permitiera actualizar los manuales de procedimientos de certificaciones de calidad. Muchas compañías realizan este proceso manualmente, lo que implica altos costos en papel, retrasos en la actualización de la información -ya que debe pasar por varias personas y departamentos-, extravío y dificultad para hacer seguimiento al estatus del documento.

Sin embargo, esta herramienta es útil en cualquier área de la empresa que requiera manejar y actualizar documentos en línea, en procesos en los que participan varias personas. Para ello se asignan roles de revisores, editores, aprobadores y administradores a quienes corresponda dentro de la organización.

“En DocFlow puedes tener todos los formatos que utiliza un departamento de Recursos Humanos y actualizarlos cuando sea necesario. También, en el área de Mercadeo se pueden manejar los estándares empresariales de imagen desde allí”, ilustra Adriana Pérez, gerente de Consultoría y Servicios de BekeSantos Caracas-Centro y Occidente.