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Cómo implementar un proyecto IT sin caer en los errores típicos
Llevar a buen término una implementación tecnológica no siempre es una meta fácil de alcanzar. Algunos factores como la comunicación, la integración de los usuarios al proceso y la alineación de la tecnología con el negocio, suelen incidir en el éxito o fracaso del proyecto.
Por Zaira Sánchez, de ContenidoInteligente.
Cuando una empresa se dispone a realizar una implementación tecnológica –sea esta una solución de software, hardware, redes o telecomunicaciones– suele cometer pequeños errores que inciden sustancialmente en el éxito del proyecto. De hecho, según reportes de la firma Standish Group, sólo 34% de los proyectos IT se culminan exitosamente
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Fase de planificación
- Hacer poca planeación y mucha ejecución. Exigencias de la alta gerencia o de terceros en busca de resultados conducen a planificar superficialmente, teniendo en cuenta sólo el presente y no las tendencias y objetivos del negocio a largo plazo. Adriana Pérez, gerente de Consultoría de BekeSantos para la región capital, centro y occidente, recomienda que “cada empresa tenga una planificación al menos anual” y que, dependiendo de ella, se estructuren los proyectos IT.
- Pensar en proyectos de tecnología. Gustavo Rodríguez, gerente de Consultoría de BekeSantos para la región oriental, advierte que muchas veces no se alinea la tecnología al negocio. El proyecto debe ser un balance entre tecnología, procesos y personas, y responder a las necesidades de la empresa.
- Seleccionar la tecnología incorrecta. Al elegir una tecnología o fabricante en especial, algunas empresas se dejan llevar por argumentos como: “es lo que todas las empresas tienen”. Según la experiencia de Luis Mata, gerente de Consultoría para Guayana y Monagas de BekeSantos, se suele comprar cualquier producto sin tener la experticia para implementarlo y aprovecharlo 100%, desestimando la labor consultora de su proveedor.
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Más de la mitad fracasan
Desde 1994 la firma de investigaciones The Standish Group (www.standishgroup.com) realiza bianualmente el llamado CHAOS Research Study, sobre el número de proyectos IT que culminan exitosamente y los que se quedan en el camino.
El reporte más reciente, de marzo de 2003, mostró los siguientes resultados: 34% de los proyectos fueron culminados exitosamente. 51% estaban operando, pero excedieron el tiempo de entrega y el presupuesto previsto, además de no cumplir con las características y funciones especificadas inicialmente. El 15% restante fueron proyectos cancelados antes de culminar.
Las causas que provocan el fracaso de un proyecto IT son diversas. Sin embargo, Standish logró identificar, en 1998, los 10 componentes más importantes que hacen exitoso un proyecto. Entre ellos, los factores “integración de los usuarios”, “apoyo ejecutivo” y “objetivos de negocio claros” otorgan el 50% del éxito o fracaso de un proyecto.
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Fase de implementación
- No comunicarse o hacerlo incorrectamente. Para Pérez, “un proyecto puede fracasar si no se comunica a toda la empresa lo que se está haciendo”. En cambio, si se toma el tiempo para detallar las metas, los objetivos y la metodología a cada integrante de la organización, “el proyecto puede enriquecerse al involucrar las necesidades y funcionalidades que proponen los mismos usuarios de la compañía”.
- Dejar la capacitación como algo secundario. Sin entrenamiento adecuado y suficiente, los usuarios de una nueva tecnología tienden a perder interés en sus beneficios, empiezan a hacer las cosas a su manera y no se adaptan a los nuevos procesos. Según los consultores, si no se toma en cuenta el entrenamiento se perderá la inversión.
- Carencia de disponibilidad y compromiso. Cuando dentro de una empresa no hay disponibilidad del personal involucrado, el proceso de implementación se hace mucho más largo y accidentado. En pro de la feliz culminación de los proyectos, las organizaciones deben contemplar en sus planificaciones el tiempo y las actividades que deberán realizar con el proveedor.
Fase de operación
- Pensar que se terminó un proyecto. Aunque la puesta en producción es una meta importante por alcanzar, debe ser vista tan sólo como el comienzo de un trabajo permanente que requiere atención y constancia. Mantener un proyecto, tanto con actualizaciones como con entrenamiento y comunicación constantes, es algo trascendental para el logro de sus objetivos.
- Inmadurez en los procesos de operación. Hay ocasiones en que el cliente no se siente en capacidad de mantener la solución, luego de que es entregada. Según Rodríguez, “sus procesos de operación tienen lo que se conoce ‘áreas de oportunidades’. Hay mucho que trabajar con ellos, porque no sólo es alinear tecnología y negocios, sino operar efectivamente”.
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