Aquí presentamos cuatro estrategias, recomendadas por la revista iQ –edición enero-marzo 2004–, que, basadas en el uso de la tecnología y del capital organizacional, ayudarán a las pequeñas y medianas empresas a identificar dónde están los agujeros que drenan la productividad y cuáles son las opciones para cerrarlos por completo.

1.- Mejorar la eficiencia del correo-e

La inmediatez que nos permite el correo electrónico para comunicarnos con personas sin importar la distancia o el tiempo, lo hace una herramienta sumamente eficiente y valiosa para las empresas. Pero también es muy susceptible al spam o correo basura, responsable de pérdidas en productividad por 10.4 billones de dólares, sólo en octubre del 2003, de acuerdo con la consultora británica mi2g Limited.

La firma Nucleus Research estima que el tiempo que los empleados invierten en desechar los mensajes spam cuesta, en promedio, 874 dólares anuales por empleado, a cada compañía estadounidense. Para combatirlo, mi2g recomienda que las compañías se abstengan de colocar las direcciones de correo-e en sus sitios web, así como instruir a los empleados en el manejo del spam.

Así, por ejemplo, se sugiere no responder a este tipo de mensajes para tratar de desuscribirse a las listas; y evitar abrirlos, porque frecuentemente contienen software espías (spyware) que indican al remitente la validez del buzón cuando el mensaje es abierto, lo cual prolonga y multiplica el problema.

2.- Prevenir la caída de los sistemas de cómputo (downtime)

Nada disminuye tanto la productividad como un sistema de computación caído. mi2g estima que un downtime basado en violaciones a la seguridad es menor que el causado por el spam, pero no menos importante cuando los empleados están sentados ociosos, o tratando de recuperar información porque un virus se ha infiltrado en la red.

Generalmente, las pymes no tienen a alguien dedicado a la seguridad de sus sistemas interconectados, y si lo tienen resulta ser una persona que cumple distintos roles y termina no desempeñándose eficientemente. Dos alternativas que menciona la revista iQ son: tercerizar completamente la seguridad de su empresa; o implementar una aplicación que proteja cada uno de los puntos de entrada a la red.

Si elige la segunda opción, prefiera aplicaciones integrales que permitan proteger cada punto de entrada al sistema. Es posible conseguir una aplicación que proteja contra virus en correos-e y que también sea capaz de detectar un ataque DoS (Denial of Service). Este tipo de solución ofrece notificación más rápida de potenciales violaciones a la red.

3.- Tercerizar la administración de tecnología

En ocasiones, algunas pymes no pueden sufragar los costos de un departamento de tecnología, con personal capacitado y demandas de actualización de la infraestructura tecnológica, en economías tan volubles como las latinoamericanas.

Aquí es donde el concepto de Proveedor de Servicios de Aplicaciones (ASP, en sus siglas en inglés) entra en juego. Un ASP ofrece aplicaciones basadas en Internet y factura sobre el uso que se haga de ellas. Se responsabiliza de las decisiones sobre hardware y software –comprar actualizaciones, instalar parches de seguridad, aumentar capacidad de almacenamiento–, y permite que su empresa se concentre en el centro del negocio y no en la tecnología.

4.- Proveer a los empleados con acceso a la información

Los empleados necesitan encontrar rápida y fácilmente la información que requieren para cumplir con su trabajo. Una Intranet o un portal colaborativo bien diseñado, puede ser muy útil, si se incluye información sobre procesos de negocios de la compañía, tutoriales, noticias, informaciones de proveedores, catálogos, listas de precios, etc.

Lograr un portal colaborativo no es más difícil que crear un sitio web externo. Y posteriormente puede también servir para manejar las relaciones con los proveedores de la empres.