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Banesco: Migración y mudanza para optimización tecnológica
El banco desarrolla la migración de la plataforma tecnológica de sus ocho mil computadoras personales, a Windows XP, y muda los equipos dispersos en diferentes edificios a su nueva sede central en Bello Monte, con el apoyo de casi 30 consultores con mano de obra calificada, provenientes de BekeSantos, a través de su filial Sr. Soft.
Reto de negocio – Solución – Conocimiento cosechado
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Reto de negocio
Una historia de fusiones
“Éste es un banco que proviene de nueve fusiones”, nos resume Alberto Martínez, vicepresidente de Plataforma y Soporte Tecnológico de Banesco. En este proceso, se ha procurado la mayor sinergia posible entre los recursos procedentes de las diferentes entidades financieras, pero el tema tecnológico es un verdadero reto.
Una rápida mirada, nos da idea de la complejidad del proyecto. En 1997 nace Caja Familia, de la fusión de cinco Entidades de Ahorro y Préstamo (EAPs) venezolanas: El Porvenir, Bancarios, La Industrial, Maracay y Caja Popular. Apenas dos años después, Caja Familia absorbe otra EAP, La Primera, y se convierte en líder de la banca hipotecaria del país, con 30 por ciento del mercado.
Hacia el año 2000, en medio de una efervescencia de fusiones en el sector financiero, esta EAP se alía con Banco Unión y juntos dan origen a Unibanca. En poco tiempo, Unibanca se une con Banesco, Banco Universal, predominando el nombre de este último para distinguir al resultado de la fusión.
Aunque más breve, Banesco también traía su historia de síntesis bancarias cuando se encontró con Unibanca: Tras surgir en 1992 con la compra de Bancentro, Banesco Banco Comercial se fusiona en 1996 con Arrendadora Financiera Banesco; y es desde entonces que es llamado Banco Universal.
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Industria: Banca.
Desafío: Estandarizar las plataformas tecnológicas de los ocho mil microcomputadores en las distintas sedes de Banesco Banco Universal –provenientes de las entidades que han dado origen al banco, a través de nueve fusiones en poco más de cinco años–, y mudar los equipos a la nueva sede.
Oportunidad: Aprovechar mejor la infraestructura tecnológica del banco mediante la centralización de los recursos, así como la renovación y estandarización de su plataforma de software; facilitando en adelante las tareas de mantenimiento y soporte.
Solución: Migrar los sistemas operativos y aplicaciones de las microcomputadoras de Banesco; y trasladar los equipos de las diferentes sedes en Caracas, hacia el nuevo edificio de la organización, en Bello Monte.
Implementación: A través de un plan concebido por la vicepresidencia de Soporte de Banesco, con la asesoría de diferentes empresas, y outsourcing de talentos para Migración y Mudanza, provisto por Sr. Soft.
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Diferentes sedes, 8.000 PCs...
“A través de todas estas fusiones, no se ha podido mantener la estandarización que quisiéramos”, comenta Martínez. Con el fin de establecer un plan de acción para solucionar el problema, el equipo de tecnología de Banesco recurrió a la asesoría de Hewlett-Packard, primero, y a las de Microsoft e IBM-Lotus, después, para el tema de soluciones de mensajería.
Así, se decidió aprovechar el esfuerzo por la estandarización actualizando la plataforma tecnológica de las 8.000 computadoras personales con que cuenta el banco. Adicionalmente, estos equipos deberían ser luego trasladados, desde las diferentes sedes en las que se encuentran, al nuevo edificio de Banesco en Bello Monte, donde antes se ubicaba Maxy’s.
En total, son siete los edificios cuyos equipos deben ser mudados en Caracas; algunos de ellos bien conocidos por los habitantes de la ciudad: la torre Los Llanos, en la Av. Solano; Banesco El Chorro (ex torre Banco Unión), en La Hoyada; las torres Banesco I y II, en El Rosal; J. Castillo y Centro Empresarial, en la Av. Universidad; y la torre La Primera, en la Av. Francisco de Miranda.
Banesco no cuenta con el personal necesario para desarrollar en tiempos óptimos la actualización tecnológica de los equipos y su posterior traslado. Por otra parte, la compañía no está interesada en entrevistar, evaluar y absorber recursos humanos especializados, para una tarea que se prevé tomaría unos pocos meses.
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Solución: Outsourcing de talentos
Cuando en Banesco se debió pensar en una solución, la compañía ya conocía la oferta de outsourcing de talentos de BekeSantos, especialmente en el área de soporte de tecnologías de información; servicio que BekeSantos les presta a través de su filial Sr. Soft. En este caso, la tercerización de mano de obra calificada para las labores de Migración y Mudanza se presta a través de grupos independientes, pero sujetos a una clara Coordinación.
Migración
Según explica Marcos Fernández, gerente de productividad de Sr. Soft, la compañía ha puesto a disposición de Banesco un grupo de 11 consultores para la migración de los sistemas operativos y aplicaciones en los equipos. Todos técnicos superiores en informática (TSI); de los cuales más de la mitad ha trabajado anteriormente con el banco, en los diferentes procesos de fusión.
Según la planificación trazada por la gerencia de Banesco, la tarea de migración se desarrollaría básicamente en dos etapas:
1) Actualización de Lotus Notes a la versión R6 y configuración del entorno del usuario;
2) Configuración de Windows XP en las PCs, orientada a la nueva plataforma de servicios y recursos de red basada en Windows Server 2003 y Directorio Activo. Ingreso al nuevo dominio y reconfiguración de las estaciones de trabajo con Tivoli y Norton Antivirus.
Así, el personal de campo provisto por Sr. Soft labora de lunes a viernes bajo la supervisión técnica de Francisco González, gerente de Soporte a Micros de Banesco, con el objetivo de cubrir unas 60 PCs diarias. Los fines de semana, este grupo es relevado por el otro equipo de Sr. Soft, encargado de la reinstalación de las estaciones de trabajo en la nueva sede de Banesco.
Mudanza
Banesco contrató a Clover, empresa especializada en mudanzas, para el traslado de los activos físicos desde las diferentes sedes. No obstante, en lo que se refiere a las PCs, el banco requirió apoyo adicional para el respaldo preventivo de la información en los discos duros y asegurarse de que quedaran listas para ser nuevamente usadas, una vez reubicadas.
Otra vez, Banesco recurrió a Sr. Soft. En este caso, un equipo de 17 consultores respalda la
información en las PCs según los lineamientos de la Gerencia de Soporte a Micros de Banesco. Luego desconectan las máquinas y las dejan listas para ser embaladas. Tras ser transportadas a la sede de Bello Monte, el equipo de mudanza de Sr. Soft reinstala, configura y prueba las PCs.
“El personal de apoyo de Sr. Soft prueba todos los servicios y aplicaciones en las microcomputadoras. Básicamente siguiendo unos checklists de operatividad. Se ve por ejemplo, que funcione la opción ‘imprimir’ desde los equipos, por la adopción de una nueva tecnología con equipos multifuncionales que está en plena implantación en la nueva sede”, comenta González.
Según explican Marcos Fernández y Miriam Assiso, gerente de Cuentas Corporativas de BekeSantos, el equipo de mudanza de Sr. Soft es un grupo joven. Puesto que su labor es más operativa y rutinaria, se ha seleccionado a TSI recién graduados. “La idea es que éste sea un semillero para proyectos futuros”, acota Fernández.
Coordinación
Guiados por la gerencia de Banesco, los equipos de Migración y Mudanza de Sr. Soft trabajan escalonadamente. El primero durante los días útiles y el segundo los fines de semana, con el fin de afectar lo menos posible a los usuarios. Si el equipo de mudanzas detecta algún mal funcionamiento, levanta un informe y el caso es abordado por la Unidad de Soporte Integral de Banesco.
Los dos equipos de campo de Sr. Soft han recibido inducciones preparatorias antes de acudir al banco. Con el grupo de migración se repasaron sobre todo los conocimientos con Lotus Notes, en tanto que al equipo de mudanza se le brindó un curso de una semana, para adaptarlo a los procesos y estándares de calidad de Sr. Soft.
Adicionalmente, la Gerencia de Soporte a Micros de Banesco presentó a ambos grupos el plan o road map preparado por la vicepresidencia de Soporte, para la implementación de los cambios. En todos los procesos, el equipo de Banesco ejerce el liderazgo técnico; mientras Sr. Soft se responsabiliza de mantener operativa la mano de obra calificada, cubriendo cualquier posible ausencia de su personal.
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“Cuando en Banesco se debió pensar en una solución, la compañía ya conocía la oferta de outsourcing de talentos de BekeSantos”. |
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El personal de campo provisto por Sr. Soft labora de lunes a viernes (...), con el objetivo de cubrir unas 60 PCs diarias. |
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“El personal de apoyo de Sr. Soft prueba todos los servicios y aplicaciones en las microcomputadoras.” |
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Guiados por la gerencia de Banesco, los equipos de Migración y Mudanza de Sr. Soft trabajan escalonadamente.. |
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Conocimiento cosechado
1. Las labores con tiempos cortos de implementación, son mejor cubiertas con servicios de outsourcing o tercerización de talentos; debido a que:
1. a. Permiten acceso a personal calificado en menor tiempo y con ahorro de esfuerzos: “Si yo me hubiera puesto a reclutar el personal, me hubiera tardado a lo mejor dos meses. Con Sr. Soft, conseguimos el personal en prácticamente dos semanas”, comenta Martínez.
1. b. Tras la prestación del servicio, la empresa contratante no queda atada a compromisos legales con el personal: “A la gente la necesitamos por sólo dos meses. Entonces, si la empleas, ¿después qué vas a hacer?”, agrega el vicepresidente de Soporte de Banesco.
1. c. Gracias al compromiso de Sr. Soft, una compañía como Banesco puede realizar su planificación con mayor exactitud, sin el contratiempo de la ausencia, justificada o no, de recursos humanos. Si alguno no puede acudir a su puesto de trabajo, es inmediatamente sustituido por personal de back-up, que está al tanto de todos los procesos
1. d. La solución de outsourcing, comparativamente, implica reducción de costos: “Nosotros hubiéramos podido contratar a una empresa y ponerle una llave en mano y pedir sencillamente que emigre todos los equipos. Pero lo más probable es que nos hubiera costado el doble de lo que le vamos a pagar a Sr. Soft”, advierte Martínez.
2. Los cronogramas de mudanzas deben efectuarse con parámetros amplios: “En principio estaba previsto que la última mudanza se realizara hasta el 05 de diciembre, pero ahora se calcula que se hará el 19 de ese mes. Esto tiene que ver con la adecuación de la infraestructura de la nueva sede y algunos problemas de logística que han demorado un poco el proyecto”, comenta Francisco González.
3. Desarrollar las mudanzas durante los fines de semana evita que los usuarios de los equipos queden inactivos o sin la disponibilidad de sus estaciones de trabajo. |
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