Reto de negocio

“Todo empezó al detectar la necesidad de una herramienta para controlar los proyectos”, explica en lenguaje simple Freddy Hernández, Gerente de Proyectos de Informática de Seguros Caracas de Liberty Muttual. La empresa, con más de 50 años de experiencia, seguía desarrollando sus proyectos de la forma tradicional, apoyada en reuniones personales y registros en papel, hasta que decidió el cambio.

El control de los proyectos, en lo que se refiere a costos y tiempos, no era siempre preciso. Había también problemas en la supervisión de los recursos humanos. “Los reportes de las horas ejecutadas eran completamente manuales. Trabajábamos mucho en papel; los archivos solían viajar por correo electrónico y se imprimían”, recuerda Hernánde.

En estas circunstancias, la lista de herramientas tecnológicas en las que se apoyaban los proyectos de la empresa se limitaba a unas pocas aplicaciones de Microsoft Office y correo. Algunos líderes de proyectos en Seguros Caracas de Liberty Mutual recurrían a Microsoft Project, pero la solución estaba instalada en unas pocas PCs y sólo se usaba en las etapas iniciales de los proyectos.
 

Solución:

Una vez que Seguros Caracas de Liberty Mutual decidió automatizar el seguimiento de todos sus proyectos, quedó en manos de la Gerencia de Proyectos de Informática elegir la herramienta con la que se haría. “Por política interna, debíamos evaluar tres soluciones. Rational ClearQuest, Primavera y Microsoft Project Server 2002, ofrecida por BekeSantos”, afirma Hernández.

De acuerdo con el especialista, “se analizó todo lo que se requería: funciones, consultores, licencias, máquinas, etc.” La propuesta de BekeSantos se destacó ampliamente, gracias a las funcionalidades y usabilidad de Microsoft Project y un precio más competitivo, además de los servicios de consultoría y adiestramiento de la empresa.

“Adquirimos un pequeño servidor para alojar la solución. La instalación comenzó el 17 de septiembre y culminó el 29 de octubre del año pasado; luego se hicieron algunos ajustes a la herramienta”, refiere el ejecutivo. El contrato con BekeSantos incluyó la venta del software, las licencias -incluida la de Project Enterprise-, 102 horas de consultoría y una breve inducción.

“La curva de aprendizaje con Project empezó prácticamente de cero, porque éramos apenas dos o tres personas en el departamento quienes usábamos la herramienta de forma regular”, afirma Hernández. “En la inducción de BekeSantos se abordó sobre todo el uso de las plantillas de Project y, hasta ahora, ha sido suficiente”, agrega.

No obstante, Seguros Caracas de Liberty Mutual prevé ampliar la preparación de su personal en el uso de Project a través de una capacitación más formal, para lo que recurriría a los servicios de IBS, la filial de BekeSantos. “Tenemos previsto utilizar la figura de las Unidades de Valor Agregado, para financiar este adiestramiento”, comenta Hernández.

Ahorros en tiempo y papel

“Con Microsoft Project 2002 estamos eliminando más de 90% del papeleo asociado a proyectos; sobre todo el proveniente de reportes -asegura Hernández-. Hemos pasado de un proceso manual a otro automatizado. Todos los avances se reportan por Project Web, y hemos configurado la herramienta para que nos brinde reportes mensuales y trimestrales”.

Project Web es la herramienta de Project Server que permite a los empleados involucrados en un proyecto informar sus avances, a través de la Intranet de la empresa. Para la creación y la administración de los proyectos, los gerentes y líderes de Seguros Caracas de Liberty Mutual cuentan con Project Professional Enterprise.

“Ahora ya nadie informa por papel o correo, sino directamente a través de la herramienta. Y al elaborar el reporte trimestral, sólo hay que imprimirlo una vez. Estos reportes gerenciales incluyen relaciones de actividades, para evaluar los estatus de los proyectos: qué horas se han consumido, qué costos se han llevado, etc.”, ilustra Hernández.

Mayor flujo de know how

Entre las ventajas que provee Microsoft Project Server 2002 se encuentra la posibilidad de generar plantillas organizacionales, de manera que se puedan aprovechar experiencias anteriores, y no empezar de cero en proyectos afines. De esta manera se favorece la comunicación de know how y la creación de estándares en el interior de la organización.

Esto es posible gracias a la evolución de Project. Las anteriores versiones estaban orientadas a la productividad personal. Cada cual llevaba su propio control. Ahora, Project se basa en un servidor y habilita herramientas colaborativas. “Las funcionalidades de esta versión 2002 son comparables con el software de Primavera, que es una opción, sin embargo, más costosa”, afirma Hernández.

“Ahora tenemos más facilidades de control, y mayor capacidad de respuesta. Al estar todos los procesos registrados en la herramienta, puedes ingresar a la Intranet de Seguros Caracas de Liberty Mutual desde cualquier parte de la compañía y ver los estatus de los proyectos y controlar los avances”, testimonia Hernández.

Actualmente, sólo el departamento de Informática está aprovechando intensivamente Microsoft Project en Seguros Caracas de Liberty Mutual; pero desde este segundo semestre del 2004 está previsto extender su uso a otras áreas de la compañía: “Primero a Recursos Humanos, con quienes ya empezamos, luego Procesos, Inmobiliaria y otros departamentos”, asegura Hernández.

“Antes de finalizar el año, deberíamos de haber permeado el uso de la herramienta hacia todas las demás áreas de la empresa”, adelanta. La herramienta trabaja sobre Windows 2000 Server y se apoya en SQL Server 2000 como base de datos, para todas las informaciones sobre los proyectos que administra.

Conocimiento cosechado

1. El uso de herramientas administrativas optimiza el control de proyectos en las organizaciones, especialmente cuando éstos se dan con diferentes equipos de trabajo.

2. Las herramientas basadas en servidores, como Microsoft Project Server 2002, permiten un más rápido y eficaz flujo de la información, de forma horizontal y entre las diferentes capas de una organización.

3. La incorporación de una solución como Microsoft Project Server 2002 puede significar importantes ahorros en papel (más de 90% en el caso de Seguros Caracas) y tiempo laboral.

4. La elaboración de reportes puede simplificarse notablemente con el uso de una herramienta que registre las actividades diarias de los recursos humanos involucrados en algún proyecto.

5. La posibilidad de generar plantillas organizacionales, para proyectos similares entre sí, reduce la replicación de trabajo en las empresas.