Reto de negocio

Petrozuata es una de las cuatro empresas que opera en la Faja Petrolífera del Orinoco, considerada la mayor reserva del preciado hidrocarburo en el mundo. No obstante, el crudo extrapesado de este yacimiento cuenta con altos niveles de azufre, vanadio y residuos metálicos, que es necesario depurar.

El tratamiento del crudo de la Faja ha significado altas inversiones en plantas de mejoramiento, con marcados picos de actividad en diferentes áreas: construcción, mantenimiento, etc. Petrozuata, como otras compañías petroleras del país, recurre a diferentes empresas para satisfacer la variable demanda de recursos humanos que estos picos representan.

“Tras prácticamente dos años de planificación, hemos invertido tres años en la construcción de nuestras instalaciones y ya vamos para tres años operando”, resume William López, superintendente de Recursos Humanos de Petrozuata. En este tiempo, la compañía ha llegado a contar con hasta 9.000 empleados contratistas.

Hoy, aunque las operaciones de la empresa se encuentran estabilizadas, el volumen de operaciones a lo largo de la cadena de valor –desde la extracción hasta el transporte, mejoramiento y embarque del crudo– requiere de trabajadores contratados.

Registros en papel pueden llegar a ser complejos y engorrosos

Según comenta Ginette Salcedo, analista de Relaciones Laborales de Petrozuata, “hay trabajos eventuales, como las paradas de planta o mantenimientos no programados, que requieren de contrataciones casi inmediatas”.

El manejo del personal contratista, con registros en papel, dificultaba los más sencillos cotejos de información. Al respecto, Salcedo acota que “el personal contratista suele movilizarse mucho de una empresa a otra”. Esto, sumado a que los proyectos en los que participan son, muchas veces, de corta duración, complicaba las tareas de control.

Ocasionalmente, al efectuarse una contratación masiva, Petrozuata ampliaba su equipo para manejar las relaciones de empleados contratados. La norma general era confiar en los listados provistos por las empresas contratistas. Pronto, Petrozuata advirtió la necesidad de automatizar el proceso.

Desarrollo in house, insuficiente

López recuenta: “Pensamos en hacer algo in house, usando una hoja de cálculo en Excel, y aplicando algunas restricciones. Teníamos un pasante encargado de esto. Luego, el desarrollo se llevó a Access, con lo que se integró a una base de datos… Hasta que nos dimos cuenta de que estábamos en el camino equivocado”.

Los informes mensuales de fuerza-hombre de la gerencia podían tomar una semana. Según recuerda Salcedo: “Para listar por ejemplo a los andamieros, se debía buscar por “andam”, “andmro”, etc.; cada cual lo escribía como quería”.

Solución

En palabras de William López: “Cuando supimos que BekeSantos estaba haciendo un desarrollo para Auditoría, referente al Código de Ética, dijimos: ‘vamos a llamarlos’”. A mediados del 2003, consultores de la Sucursal Oriente de BekeSantos se reunían con el equipo de Petrozuata, en el Complejo Industrial de Jose, para conocer sus expectativas.

A partir de las reuniones de trabajo se diseñó la solución: una aplicación web original, que se llamó COPECO (acrónimo de Control de Personal Contratista) y se instaló en servidores de Petrozuata. Accesible desde la Intranet de la empresa, COPECO aún contó con algunas reformas tras las primeras pruebas con data real: “En el proceso se nos ocurrieron mejoras”, comenta Salcedo.

Desde finales del 2003, COPECO es la herramienta a través de la cual Petrozuata maneja los registros de trabajo sobre el personal contratista en el complejo de Jose. “En una próxima etapa, está previsto llevar la aplicación también a la localidad de San Diego inclusive”, adelanta.

Usabilidad y auditabilidad

Una de las características resaltantes de COPECO, según Salcedo, es la facilidad con la que se puede aprender a usar: “Yo creo que, en un día, cualquier persona puede aprender a trabajar con esta herramienta”, afirma. Esta facilidad también se manifiesta en la velocidad con que se generan reportes que antes tomaban al menos una semana, y hoy se efectúan con unos pocos clics.

La transparencia de la herramienta también permite hacer revisiones ‘en caliente’. “Hay un Departamento de Auditoría que en cualquier momento y de forma imprevista examina los pagos que nosotros realizamos”, indica Salcedo. Pero esta facilidad para la inspección de la data ha generado beneficios no sólo hacia el interior de la organización.

Con la implementación de la solución provista por BekeSantos, Petrozuata tiene acceso a un registro histórico, detallado y segmentado, de los pagos realizados a sus trabajadores contratados. Adicionalmente, ha ganado la posibilidad de importar y exportar de forma sencilla la información, a través de formularios en Excel.

Según comenta Mariela Vicente, gerente de Cuenta de la Sucursal Oriente de BekeSantos, “los formularios se diseñaron con categorías predeterminadas en los diferentes campos, de manera que se evita, por ejemplo, la posibilidad de diferentes nomenclaturas para un mismo cargo”. Los récords personales se registran según los números de cédula de los trabajadores.

Hoy, las más de 30 empresas contratistas que mantienen relaciones con la planta de Petrozuata en Jose ofrecen sus listados de trabajadores a la compañía, a través de los formularios prediseñados en Excel. La información es fácilmente contrastable, una vez introducida en el sistema, permite administrar los cambios en las Convenciones Colectivas, así como beneficios contingentes.

COPECO fue desarrollada con Visual Studio .Net. “Específicamente con Visual C-Sharp”, precisa Jean Carlos Haranki, consultor de BekeSantos. La mayor parte del desarrollo se efectuó en las oficinas de BekeSantos en Puerto La Cruz y se terminó de estabilizar en las instalaciones mismas de Petrozuata.

Conocimiento cosechado

1. Los registros electrónicos son más eficientes y confiables que el papel, para el manejo de información abundante y en constante cambio.

2. Por razones de buen funcionamiento y seguridad, el desarrollo de herramientas que tocan puntos sensibles del negocio debe dejarse en manos profesionales.

3. Las relaciones laborales son susceptibles de ser mejoradas a través de mecanismos electrónicos transparentes y seguros.

4. El manejo de históricos asociados al tránsito de personal en empresas grandes, debe efectuarse preferiblemente en formatos electrónicos.