Reto de negocio

Constituido en 1955, en Ciudad Bolívar, Banco Guayana se define como un banco regional que desde 1990 cubre “desde Santa Elena de Uairén hasta Puerto Ayacucho”, según se lee en su sitio web. Actualmente, el banco cuenta con presencia en Caracas y la mayor parte del Oriente del país, a través de una red de 42 agencias.

El crecimiento de esta cobertura bancaria trajo consigo una serie de complejidades técnicas a Banco Guayana, sobre todo por “la disgregación de dominios, que no permitía un buen control de los usuarios, de las cuentas ni de los buzones de correo”, según comenta su gerente de Sistemas, Luis Sánchez. Y es que cada una de las 42 agencias contaba con su propio dominio.

El problema no era trivial: “Para la actualización de muchos servicios o la aplicación de nuevas políticas sobre usuarios, cuentas y buzones, era necesario que los técnicos se desplazaran físicamente hacia nuestras diferentes agencias. Esto nos producía demoras y gastos importantes. Los cambios eran muy traumáticos, así que las políticas duraban años”, recuerda Sánchez.

Solución:

Siendo Banco Guayana una institución comprometida desde la concepción de su misión, a ofrecer servicios financieros “a través de medios innovadores y de tecnología avanzada”, decidió actualizar su plataforma y corregir los problemas que venía afrontando. Así llamó a BekeSantos, organización con la que le unía una fructífera relación, y se estableció la solución en dos niveles:

1. Unificación de dominios en la red del banco;
2. Actualización de la plataforma tecnológica, pasando de Windows NT Server 4.0 a Windows Server 2003, y de Exchange Server 5.5, a Exchange Server 2003 en los servidores del banco; y a Windows XP en sus estaciones de trabajo.

La realización de estos dos pasos se dio de forma simultánea, iniciándose con una primera etapa de análisis y diseño, seguida por otra de pruebas y evaluación de impactos. Para esta segunda etapa, BekeSantos solicitó el aislamiento de algunos servidores en un laboratorio, en el cual se reprodujeron las condiciones que más adelante se encontrarían durante las migraciones.

En total, fueron utilizados 15 servidores “que eran copias de los más importantes que teníamos en nuestra sede principal”, explica Blanco. “Y usamos dos más para simular los cambios con los servidores de las agencias. Uno de ellos se usó como router, para emular el enlace de correo del cliente”, agrega.

Consultores de BekeSantos trabajaron de forma conjunta con el personal técnico de Banco Guayana, al que se transfirió el know how asociado a las migraciones de plataforma y de solución de mensajería. Adicionalmente, los especialistas del banco recibieron adiestramiento para el mantenimiento de Windows Server 2003 y Exchange Server 2003, a través de cursos con Microsoft e IBS.

Una vez cubierta esta segunda etapa, se inició la migración de plataformas en los 53 servidores del banco. “Empezamos por los 12 servidores del edificio principal de Banco Guayana, que se migraron en aproximadamente un mes y una semana”, comenta Wilfredo Blanco. El trabajo se realizó por la noche, para no impactar la plataforma financiera que provee de línea a las agencias.

A continuación, se prosiguió con la implementación de Windows XP en 180 de las 230 estaciones de trabajo en la sede principal del banco y en 350 estaciones adicionales, de sus diferentes agencias. El trabajo con los servidores de las 42 agencias fue iniciado por consultores de BekeSantos y luego replicado por el personal de Banco Guayana.

Tras algo más de cuatro años usando Windows Server NT, y cuando apenas quedan dos agencias en áreas remotas por migrar, Banco Guayana se convierte en el primer banco en Venezuela en implementar Windows Server 2003 como sistema operativo. “Éste es un banco que va a la vanguardia en tecnología”, comenta Óscar Rodríguez, consultor de BekeSantos Guayana.

Beneficios a la vista

La unificación de los dominios de la institución, en bancoguayana.net, trajo consigo una extraordinaria simplificación de los procesos de soporte y actualización de políticas del banco. “Lo que antes tomaba meses de trabajo, y traslados de personal técnico, ahora se resuelve con un par de clics”, comenta Wilfredo Blanco con satisfacción.

Con la actual arquitectura del sistema, hay un servidor principal y en cada agencia un agente, que replica sus políticas de acuerdo con tiempos preestablecidos, en los que se establece la comunicación. Los cambios centralizados siempre tienen prioridad sobre cualquiera determinado directamente en otros servidores.

En lo que respecta a las operaciones del banco, el cambio de plataforma ha permitido importantes ganancias en velocidad. Esto, en buena parte gracias a que la información ahora viaja a través del protocolo TCP/IP, vía Internet, debidamente encriptada. “Éste es un proyecto que ya venía en camino, y que se coordinó con el de la migración a Windows Server 2003”, explica Sánchez.

“Ahora todos los servidores están viendo hacia el mismo dominio, de modo que están integrados en un mismo sistema”, expresa Blanco. Con el establecimiento de un solo dominio para la institución, se definió un único Directorio Activo, ante el cual se autentican todos los usuarios del banco para el acceso a cualquier servicio informático, incluido el correo electrónico.

Correo más amigable

De esta manera, se aprovechó la ocasión para estandarizar los nombres de usuario de todo el personal bancario. Ahora es más fácil identificar el correo de cualquier persona del banco, con un único dominio y un nombre de usuario de fácil deducción; compuesto por la letra inicial del nombre de pila, seguida del primer apellido.

Adicionalmente, las aplicaciones de mensajería cuentan con un completo listado de los nombres del personal bancario, en barras inteligentes, lo que hace muy sencilla su ubicación. Y si se desea enviar un correo interno, ya no es necesario escribir la dirección completa del destinatario: basta identificar su login.

Otra ventaja de esta nueva versión es un más poderoso Outlook Web Access, que ofrece vía remota un look and feel muy similar al del Microsoft Outlook instalado en las estaciones de trabajo. Más amigable, por tanto, y más seguro también, después de que se le agregaran certificados de seguridad para que los usuarios se validen antes de abrir las páginas.

Pero más allá de estas y otras facilidades para los usuarios, el nuevo Exchange Server 5.5 ofrece importantes ventajas también a sus administradores. Gracias al manejo de múltiples bases de datos, es posible ofrecer mantenimiento a los buzones y hacer respaldos de información en línea, lo que se llama “en caliente”, sin detener el servicio.

“Fue un proyecto de verdad bonito, porque fue un proyecto exitoso. He estado al frente de muchos proyectos, y algunos han sido traumáticos, pero éste se concibió muy bien desde el primer momento; en aras de no perjudicar al usuario final ni al negocio. Y estar de la mano de BekeSantos ha sido determinante”, concluye Luis Sánchez.

Conocimiento cosechado

1. El recientemente disponible Windows Server 2003 ofrece una mayor flexibilidad de uso y mayor control sobre los procesos. “Éste es uno de los sistemas operativos más rápidos y estables que ha ofrecido Microsoft”, afirma Sánchez.

2. La centralización de las tareas de aplicación de políticas para usuarios y cuentas de correo produce ahorros incalculables: “Antes, o lo hacías remotamente (que era complicado, y había que hacerlo en la noche), o te desplazabas al sitio para hacerlo más rápido. En una agencia podías estar hasta cinco horas aplicando políticas. Ahora simplemente se identifica a un usuario, se le desplaza con el mouse… y listo. Antes podían ser tres meses; sin contar los costos asociados a traslados, viáticos y alojamientos del personal técnico; el costo de estar fuera de línea, de trabajar de noche, etc., luego regresar…”, recuerda Wilfredo Blanco.

3. La transferencia de información a través del protocolo TCP/IP, usando Internet como medio, es suficientemente segura con el uso de técnicas de encriptamiento, y notablemente más rápido que a través de otros tipos de enlaces, como el establecido con protocolos SNA.

4. La amigabilidad del servicio de correo, especialmente el de acceso remoto vía Web, incide directamente sobre su frecuencia y efectividad de uso.

5. Al hacer un cambio de plataforma, es necesario informar a los usuarios oportunamente. De acuerdo con Yusmila Becerra, gerente de Cuenta de BekeSantos Guayana, “el banco transmitió muy bien la información a sus usuarios internos sobre los cambios que se estaban implementando: la gente sabía lo que se estaba haciendo y lo que se iba a encontrar.