Reto de negocio

Perteneciente al grupo de empresas tuteladas por la Corporación Venezolana de Guayana, CVG Bauxilum nació en 1994 a partir de la fusión entre CVG Interalúmina (1977) y CVG Bauxiven (1979), compañías que hasta ese momento se dedicaban a la extracción de la bauxita y el posterior tratamiento de la alúmina en la región.

Durante cerca de 10 años, CVG Bauxilum debió sortear los obstáculos originados por la diferencia entre las plataformas tecnológicas heredadas de Interalúmina y Bauxiven. Puesto que se mantenían los dominios de cada una, los más de 900 usuarios de correo-e en Puerto Ordaz, y más de 300 en la mina de Los Pijiguaos, no podían revisar sus buzones si viajaban de una localidad a otra.

La comunicación entre ambos lugares es clave: La bauxita es el mineral del que se extrae la alúmina, a partir de la cual se forman los lingotes, láminas e hilos de aluminio. El proceso empieza, en este caso, en Los Pijiguaos, a varias horas de camino de Puerto Ordaz. Allí la bauxita, en forma de piedra o tierra dura de color rojizo, es removida y transportada hasta el puerto de El Jobal.
 

Solución:

Toda la plataforma de red de CVG Bauxilum es Microsoft; y las nuevas soluciones que se decidió adoptar, también. Por ello, la compañía eligió trabajar con la empresa que le ofrecía mayor experiencia con esta casa productora. Es así que CVG Bauxilum seleccionó a BekeSantos para que le acompañe en el proceso de cambio, que se desarrollaría en dos niveles:

• A nivel de servidores, se migró del ambiente Microsoft Windows NT Server 4.0 a Microsoft Windows Server 2003; y de Exchange 5.5 a Exchange 2000.
• A nivel de estaciones de trabajo, se procedió a la instalación de Windows XP Professional.

La migración de software en 24 servidores (catorce en Matanzas y diez más en Los Pijiguaos) y más de mil estaciones de trabajo se completó exitosamente en 28 días, incluyendo una primera etapa de levantamiento de información, para conocer con precisión la estructura de las dos redes con las que contaba CVG Bauxilum. Enseguida se procedió al diseño y la planificación de la migración.

Antes de proceder a la implementación del proyecto, BekeSantos reprodujo en laboratorio el ambiente real de CVG Bauxilum. “Allí probamos nuestro diseño y comprobamos su funcionamiento tal como lo habíamos planificado; de modo que no encontráramos luego sorpresas”, comenta Abel Márquez, uno de los consultores de BekeSantos que participó en el proyecto.

Adicionalmente, CVG Bauxilum aprovechó la homogenización de su plataforma tecnológica para centralizar algunos servicios en el data center de su sede de Puerto Ordaz y, con ello, la administración del área de tecnología en general, que hasta el momento se seguía llevando en cada localidad por separado.

Nueva plataforma de mensajería

Sólo tres meses después de la implementación de las nuevas plataformas, CVG Bauxilum se acogió al Rapid Adoption Program de Microsoft y sustituyó la solución de mensajería y colaboración Exchange 2000, en sus servidores, por la versión Exchange 2003. Esto, en momentos en que este software no había sido liberado aún al mercado.

Sin costo alguno para el cliente, en licencias de software o servicios, se instaló la nueva versión en los servidores de Matanzas. Luego, el personal de CVG Bauxilum replicó la operación en su sede de Los Pijiguaos. El único compromiso de la empresa fue reportar los resultados obtenidos con la nueva herramienta, que Ninoska Espejo, de CVG Bauxilum, abrevia en dos palabras: “Muy buenos”.

En éste, como en los anteriores procesos de migración, el reto fue impactar lo menos posible a los usuarios y, de acuerdo con los ejecutivos de CVG Bauxilum, el objetivo fue cumplido. Para ello, buena parte de los proyectos se realizó fuera del horario de oficina de los empleados administrativos, quienes se mantuvieron constantemente informados de los cambios que se estaban ejecutando.

Para la coordinación entre los consultores de BekeSantos y el personal de CVG Bauxilum se aplicó la metodología Microsoft Solution Framework, que contempla la distribución de procesos y roles a través de cuatro fases: una de estrategia y alcance, que incluye el análisis de riesgos, seguida por otra de planificación y pruebas, una tercera de estabilización y la cuarta, de despliegue o implementación en sí.

En total, el equipo de trabajo estuvo conformado por tres consultores de BekeSantos y cinco trabajadores de la gerencia Tecnología de Información de CVG Bauxilum. La sinergia entre ambos grupos consistió en la combinación del know how de BekeSantos -en soluciones Microsoft-, con el conocimiento y las habilidades de campo del personal de CVG Bauxilum.

La relación entre CVG Bauxilum y BekeSantos no es nueva. “Tiene muchos años. Cuántos, yo no sabría decir”, comenta Hartmann. Empezó con la venta de equipos y software, y continúa con servicios de mantenimiento, especialmente de soluciones Microsoft.

Conocimiento cosechado

1. La acción coordinada de consultores y personal proveniente de las compañías que van a realizar procesos de cambio de plataformas implica una sumatoria de know how, que integra el conocimiento de los procesos en sí, las nuevas soluciones y el terreno en el que se van a implementar.

2. La centralización de servicios en un data center permite mayores facilidades para las tareas de soporte y administración, que se traducen en mayor eficiencia y un mejor servicio para los usuarios.

3. Tal como se ha visto en otros casos, se confirma que las labores con tiempos cortos de implementación son mejor cubiertas con servicios de outsourcing o tercerización de talentos. En este caso, gracias a esta decisión CVG Bauxilum se evitó gastos innecesarios en adiestramiento de recursos, para tareas que fueron cubiertas o dirigidas por consultores externos.

4. Desarrollar las migraciones fuera del horario regular de los usuarios de las estaciones de trabajo, y durante los fines de semana, evita interrupciones en los procesos laborales.

5. En todas las fases de los procesos de respaldo de información e implementación de soluciones es necesario activar soluciones de antivirus. Ésta es una medida que ya forma parte de las mejores prácticas de BekeSantos.