|
|
|
|
|
Ferrominera Orinoco, perfecciona organización con Office System
A sus 28 años, Ferrominera Orinoco adquiere la capacidad de generar informes, en tiempo real, de sus diferentes procesos de producción: extracción de mineral, transporte, trituración y cernido. La empresa se apoya en el nuevo Office System de Microsoft para integrar la información en cualquiera de las aplicaciones de la suite, sin importar de dónde provenga.
Reto de negocio – Solución – Conocimiento cosechado
|
|
Reto de negocio
Inaugurada oficialmente el 1ro. de enero de 1976, por disposición estatal, CVG Ferrominera Orinoco es la empresa encargada de la extracción de hierro en toda Venezuela. Pese a este carácter nacional, Ferrominera centra sus actividades en el sureste del país. Allí se descubrió, en 1947, el mayor yacimiento de la época, en el cerro La Parida, luego llamado Cerro Bolívar.
Aún hoy, la empresa explota este yacimiento y otros adyacentes, ubicados a 120 Km de su planta de trituración y cernido en Puerto Ordaz. El mineral se transporta por vía férrea y una vez procesado se comercializa, en grano fino, grueso, o transformado en pellas.
El proceso exige una precisa coordinación entre las gerencias de Minería, con sede en Ciudad Piar; la de Ferrocarril, encargada de trasladar el material hasta Puerto Ordaz; la de Producción de Mineral de Hierro (PMH), responsable de los procesos de trituración y cernido, y la gerencia de Calidad, que valida que el mineral se ajuste a los requerimientos establecidos.
|
|
|
Industria:
Minera.
Desafío:Optimizar la generación de los reportes de producción de mineral de hierro; así como su distribución, en tiempo real, a todo el personal de la empresa.
Oportunidad: Acceso instantáneo a información crítica de negocios. Mayor capacidad de planificación y de introducción de cambios en los procesos.
Solución: Instalar Microsoft Office System e integrar las aplicaciones de la suite, entre sí, y con los sistemas de Ferrominera Orinoco.
Implementación:
: A través de un Rapid Adoption Program (RAP) de Microsoft, con participación de consultores de esa empresa y BekeSantos, en coordinación con personal técnico de Ferrominera.
|
|
Una vez completado este proceso, el mineral de hierro se distribuye a los cerca de 30 clientes de Ferrominera Orinoco en Venezuela (Sidor recibe 40% de la producción) y el extranjero, a través de una estación de transferencia en el Mar Caribe, donde llegan buques de gran calado principalmente de empresas chinas e inglesas (otro 40% de la producción es para exportación).
Reportes lentos, administración desactualizada
Los reportes de las diferentes gerencias son vitales en Ferrominera, para la coordinación de sus labores. Pero no estaban sistematizados. “La recolección de los datos era engorrosa y sujeta a errores, muchas veces implicaba retrabajo y era muy lenta; los informes no solían estar disponibles en tiempo real”, recuerda Jorge Porras, gerente de Sistemas de la empresa.
La Gerencia de Ingeniería, encargada de generar estos reportes, se enfrentaba a fuentes de información totalmente dispersas. “Algunos datos se tomaban de sistemas independientes, también de un mainframe, y las gerencias nos ofrecían sus reportes en hojas de Excel, papeles escritos a mano o por teléfono”, reseña Porras.
La necesidad de contar con informes actualizados, sobre el desempeño en los diferentes niveles de Producción, no era trivial. Si Ferrominera se retrasa en la entrega del material a sus clientes, debe cancelar importantes multas diarias. Y los procesos aún se alteran por diferentes factores, incluido el clima. “Cuando llueve, se paraliza toda la producción”, afirma el ejecutivo.
Últimamente, la fuerte demanda de hierro del mercado chino ha provocado la reapertura de empresas productoras en todo el mundo. Ferrominera Orinoco también está atendiendo esta demanda, trabajando las 24 horas, a plena capacidad. Este ritmo no deja espacio para retrasos. Por el contrario, exige tomas de decisiones diarias.
“Al empezar el primer turno de la mañana, cada día se planifican las labores de las siguientes 24 horas”, expone Porras. Los informes de Producción deben notificar el volumen de extracción, así como el comportamiento de las locomotoras y plantas, con periodicidad diaria, semanal, mensual y anual, para los diferentes públicos internos en la empresa.
|
|
Solución:
Dado el protagonismo de Ferrominera Orinoco entre las industrias básicas, Microsoft le propuso efectuar un Rapid Adoption Program (RAP) de su suite Office System; una oferta que calzaba perfectamente con la necesidad detectada por la empresa, de contar con información en línea rápida, confiable, veraz y disponible en cualquier momento y lugar.
La instalación se desarrolló en un total de 240 horas, en lo que se refiere a diseño y trabajo de los consultores. “El proyecto fue liderado por Microsoft, con participación de personal de Ferrominera y consultores de BekeSantos. A final de cuentas, es una inversión de las tres empresas, y funcionamos como un equipo”, reflexiona Luis Mata, gerente de Consultoría y Servicios de BekeSantos Guayana.
“Microsoft provee la tecnología, y busca clientes como Ferrominera, que es un early adopter con la capacidad de probar una herramienta de este tipo. Buscamos brindarle valor al negocio; y lo conseguimos con los reportes de Producción. Así, antes de comercializar la herramienta, contamos con un importante caso de referencia”, agrega.
Office System es una solución inteligente de cara a los usuarios finales. “Ésta es una versión que está revolucionando el manejo de la información –comenta Mata–, pues las aplicaciones se encuentran integradas, y pueden intercambiar datos de manera automática. Si se quiere llevar los datos a una presentación, PowerPoint se alimenta de las hojas de Excel para los gráficos”.
Consolidación automatizada de data
También el levantamiento de la información se ha hecho más eficiente. Para ello, se crearon formularios en InfoPath, una nueva herramienta de Microsoft, que forma parte de Office System. “Las personas que están en la Planta de Pellas abren un formulario en InfoPath, en una cómoda interfaz, y la información se guarda directamente en nuestra base de datos”, explica Porras.
Adicionalmente, se automatizó la exportación de data del Mainframe: “Se desarrolló un servicio Windows en Visual Studio .Net, que consiste en vigilar un directorio para que, cada vez que ingrese data en el mainframe, ésta se vaciara en la misma solución de base de datos que usa la mayoría de nuestros sistemas”, expone el gerente.
Para la consolidación de la información también se recurrió a Web Services, desde donde se alimentan las aplicaciones que empleados y ejecutivos de Ferrominera utilizan para realizar sus consultas. “Ahora, la hoja de Excel sabe dónde buscar y dónde colocar la información -agrega Porras, con entusiasmo-. Uno sólo debe saber qué es lo que está buscando”.
Distribuyendo eficientemente la información
Además de la facilidad que brinda Office System para consultas y manejo de información, ofrece la posibilidad de personalizar los informes, de acuerdo con los perfiles de los usuarios. Según acota Porras, “a todos los empleados les interesa saber cómo va la producción, porque hay bonos y premios establecidos por metas”.
Con la implementación de Office System Ferrominera Orinoco cuenta ahora con informes consolidados de sus procesos de producción, a través de la intranet de la compañía, o desde fuera, mediante una Red Privada Virtual. Los siguientes pasos previstos por la empresa son replicar esta experiencia en otros departamentos, como Ventas y Finanzas, y desarrollar la comunicación inalámbrica.
“En este momento se están conformando los programas de inversión del próximo año. La Gerencia General de Comercialización y Ventas se reúne con los clientes y firma los contratos de suministro -explica Porras-. Luego se reúne con el personal de operaciones, para estimar la producción. Este año, por ejemplo, es de 20 millones de toneladas”.
La empresa cuenta con una clara intención de apoyarse en tecnologías de información para reducir costos y tiempos, e incrementar su competitividad.
Entre tanto, Ferrominera ya está fomentando el uso de dispositivos móviles, sobre todo entre sus ejecutivos, con handhelds y portátiles; pues se trata de una organización geográficamente muy dispersa. “De manera que, donde esté, el presidente sepa si se volteó la cantidad de vagones programada; y si no, pueda llamar inmediatamente al gerente de PMH”, ejemplifica Porras.
|
Dado el protagonismo de Ferrominera Orinoco entre las industrias básicas, Microsoft le propuso efectuar un RAP de su suite Office System.
|
| |
Para el levantamiento de la información se crearon formularios en InfoPath, una nueva herramienta de Microsoft, que forma parte de Office System.. |
| |
Con la implementación de Office System Ferrominera Orinoco cuenta ahora con informes consolidados de sus procesos de producción.
|
| |
|
|
Conocimiento cosechado
1. El recientemente disponible Windows Server 2003 ofrece una mayor flexibilidad de uso y mayor control sobre los 1. La automatización de procesos reduce la dependencia de recursos humanos. “Antes, había dos personas de Ingeniería Industrial, dedicadas a recopilar y organizar la información para los reportes de Producción. Si uno se enfermaba, o tomaba vacaciones, era un problema…”, recuerda Luis Eduardo Mejías Perroni, de la Unidad de Redes de Ferrominera Orinoco.
2. Las nuevas funcionalidades de Office System ahorran tiempo y costos de trabajo administrativo, especialmente cuando se requiere intercambio de información entre aplicaciones, de forma regular.
3. Los beneficios de Office System son escalables, de modo que “la solución puede ser rentable tanto para empresas grandes como para medianas o pequeñas”, según nos comenta Luis Mata, de BekeSantos Guayana.
4. El modelo de Web Services permite una eficiente comunicación entre Office System y diferentes fuentes electrónicas de información, de manera que los usuarios finales pueden interactuar con una única interfaz y tener acceso a información variada, en tiempo real.
|
|
| |
|
