Solución:
Para la centralización del manejo de contactos: una aplicación a la medida. Para todo lo demás, la actualización de la plataforma de los servidores a Windows 2003 Server, la instalación de una solución de mensajería propia, con Exchange Server 2003, y de otra para la seguridad de la Intranet de DRB, Microsoft ISA Server.
MDC (Manejo De Contactos) es el nombre de la aplicación desarrollada por BekeSantos para DRB Abogados. La solución web está alojada en un servidor SQL 2000 de la empresa, es accesible desde la Intranet de DRB y permite el manejo centralizado de contactos, así como organizar campañas de mercadeo y el envío de sus boletines electrónicos, Lextips y DRB Venezuela Monthly.
La aplicación fue desarrollada con Visual Studio .Net 2003, se basa en lenguaje ASP y opera con SQL Server 2000. Entre sus funcionalidades, destaca la impresión de etiquetas para identificar destinos postales. Ésta se incluyó a solicitud del cliente, y se usa intensivamente sobre todo a fines de año, para el envío masivo de presentes navideños.
Adicionalmente, MDC guarda un registro de actividades y permite diferentes niveles de acceso a la información. Para la autenticación de los usuarios, se apoya en el Directorio Activo de Windows Server 2003; lo que nos lleva al cambio de plataforma en la organización.
Migración a Windows Server 2003
En una primera fase de la migración, se liberó el servidor de Producción, trasladando todo su contenido al servidor de back-up. “Luego se instaló Windows Server 2003 en el servidor liberado, se crearon las carpetas en éste, migramos los archivos de todos los usuarios, las rutas de acceso y, para concluir, implementamos las políticas de seguridad”, explica Abásolo.
El proceso fue llevado a cabo por consultores de BekeSantos, pero en todo momento se involucró a Abásolo, quien luego se encargaría de administrar la nueva plataforma. Para ello, recibió cinco semanas de adiestramiento en IBS, el centro de capacitación de BekeSantos.
El sábado 04 de octubre del 2003, se transfirieron los archivos y aplicaciones de DRB Abogados, de su servidor de back-up al servidor de Producción, con su nueva plataforma Windows Server 2003. Pero la prueba de fuego llegaría el lunes 06 de octubre, apenas dos días después de implementada la migración.
"En la implementación de esta migración las dudas estuvieron presentes por 48 horas. Nunca es posible para los administradores de sistemas recrear un ambiente real de trabajo -acota Abásolo-. Pero seguir los lineamentos establecidos hizo posible que todo saliera tal como esperábamos", afirma.
Abásolo recuerda el momento en el que los 78 usuarios de estaciones de trabajo en DRB se conectaron al nuevo servidor Windows 2003 Server: “No recibí ni una llamada fuera de las habituales; todo anduvo normal. Esa fue la señal de que habíamos tenido éxito en la migración; para eso habíamos trabajado” comenta.
“La verdad es que al principio tenía muchas dudas con Windows como sistema operativo para servidores. Llevaba 15 años trabajando con Novell y conocía muy bien su plataforma. Y hoy, ocho meses después, puedo decir que de ningún modo volvería al pasado, con Netware”, comenta Abásolo, quien no escatima elogios para Windows Server 2003.
Según afirma el especialista, “estos comentarios también los hacen otros compañeros del área de TI, específicamente desde el lanzamiento de Windows 2003 Server".
Entre las ventajas de la nueva plataforma, el administrador menciona su mayor versatilidad para la aplicación de políticas de seguridad en las estaciones de trabajo de DRB y la red en general, cambios de configuración, automatización de respaldos de información, etc. “Ahora tenemos cuatro servidores con Windows Server 2003, y nunca, ninguno se ha ‘colgado’”.
La seguridad contra los virus en los servidores y las estaciones de trabajo de DRB se cubre con Norton AntiVirus Corporate 8.1, instalado en el mismo servidor de Producción. Adicionalmente, en otro servidor, BekeSantos instaló el Microsoft ISA Server Firewall. Con estas dos soluciones, permanentemente actualizadas, DRB se ha mantenido protegida de ataques externos.
Optimización de servicios al personal
Sobre la nueva plataforma de DRB Abogados, BekeSantos instaló la solución de mensajería Exchange 2003. Los correos ahora se alojan directamente en un servidor de la empresa, con inmediatez en el envío y la recepción de mensajes y una capacidad de almacenamiento considerablemente mayor.
“Actualmente tenemos una sola base de datos de 16 Gb. Apenas unos pocos meses después, estamos estudiando la posibilidad de implementar Exchange Server 2003 Enterprise. La cantidad de información recibida a diario por nuestros usuarios nos lleva a no tener límites en cuanto a la capacidad de almacenamiento de un servicio realmente vital para DRB", considera Abásolo.
A través de Outlook Web Access, los usuarios de DRB pueden leer y responder sus correos electrónicos, consultar o modificar sus contactos, calendario o tareas del Outlook ; todo de forma remota, sin limitaciones y en tiempo real. Pero uno de los avances más importantes para el trabajo remoto en la organización es su nueva Red Privada Virtual (VPN, por sus siglas en inglés), también habilitada por BekeSantos.
La VPN permite a los abogados y demás personal de DRB acceder a sus documentos y aplicaciones de trabajo vía Internet, de forma rápida, segura y confidencial. Éste es uno de los “cambios visibles” más destacados por el Dr. Gustavo Reyna, socio-fundador de DRB: “es una solución rápida y verdaderamente eficiente”, comenta.
Según explica Reyna, “actualmente unas 15 personas usamos intensivamente este servicio, desde el país y el extranjero”. Pero su evaluación del servicio de BekeSantos no se limita al beneficio de la VPN: “El servicio interno ha mejorado considerablemente: sobre todo la velocidad en el procesamiento de la información, la confiabilidad y la confidencialidad”, afirma.
Además, Gustavo Reyna reconoce un importante beneficio “no visible”: “Hemos establecido un equipo interesante entre BekeSantos y nuestro administrador, Ernesto Abásolo; quien ha aprovechado las oportunidades para mejorar su formación y ser más útil de lo que ya era”, concluye.
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