Solución

En pocas palabras, se desarrolló e instaló una aplicación en ambiente web, en los servidores de Petrozuata, para que sus trabajadores respondieran en línea su encuesta anual.

La solución es accesible desde cualquiera de las sedes de la empresa, siempre desde su Intranet. “Al ingresar, automáticamente se carga el nombre completo y la dirección de correo electrónico de los usuarios”, resalta Jorge Dagher, contralor de Petrozuata. La aplicación toma la información de las bases de datos de Outlook en Petrozuata.

Las preguntas que desde el 2003 responden electrónicamente los empleados de Petrozuata permanecen idénticas a las de las anteriores versiones, en papel; incluyendo la opción de agregar comentarios en la última pregunta del cuestionario. “Y tenemos la posibilidad de activar o desactivar preguntas, eliminarlas definitivamente o agregar nuevas

El procedimiento también se mantiene inalterado. Los empleados cuentan con un plazo de 15 días para responder la encuesta, ésta es revisada y aprobada en cada caso por los supervisores inmediatos y finalmente llegan los resultados a la oficina del contralor, quien a partir de esta información elabora un reporte para el Comité de Ética de Petrozuata.

La aplicación desarrollada por BekeSantos consolida las respuestas de los usuarios en una hoja de Excel a la que el contralor de Petrozuata accede con unos pocos clics, ahorrándole hasta cinco semanas de trabajo.

“Todavía queda evaluar la pregunta 20 que es abierta. Hay que analizarla y ver en qué categoría debe ser clasificada en cada caso”, agrega Dagher. Con todo, desde la implementación de la solución de BekeSantos, el análisis de la encuesta anual y la posterior presentación de los resultados se realizan en una semana. Antes tomaba un mes y medio, en promedio.

Usuarios satisfechos

“La receptividad de los usuarios ha sido muy buena. Para ellos el proceso ahora es mucho más sencillo. De hecho, de cara a los empleados, es muy difícil automatizarlo más. Con sus datos personales, no podemos incluir mecánicamente a qué gerencia pertenecen, porque es una información muy cambiante”, considera Dagher.

Precisamente para abordar la flexibilidad en la nomenclatura de los cargos, en una empresa que aún no cumple sus primeros 10 años, la solución de BekeSantos ha previsto un módulo especial. “Como administrador de la herramienta, puedo incluir o eliminar cargos y reorganizar la estructura de los empleados”, afirma Dagher.

Precisamente, Jean Carlos Haranki, consultor de BekeSantos, comenta que “Jorge Dagher sabía desde el principio lo que quería y cómo lo quería. Y eso hizo más sencilla la tarea”. Sobre el aspecto técnico, Haranki menciona que “la aplicación web fue desarrollada con Visual Studio .Net; específicamente con Visual C-Sharp”.

La solución está alojada en servidores de Petrozuata; y los datos están guardados con respaldos en cintas magnéticas. Cada empleado puede acceder a un registro de sus respuestas a la encuesta en diferentes años. Y como referencia, se incluyó nuevamente el texto de la Política de Conflictos de Intereses y Ética en el portal de la aplicación, descargable en formato PDF.

De acuerdo con Jorge Dagher, el grado de concienciación sobre la importancia del código es creciente: “Lo vemos en los comentarios que hacen nuestros empleados. Cosas que se preguntan si están haciendo mal o no, son reportadas; aunque sea para decir ‘yo uso el teléfono para hacer llamadas a mi familia’”.

Crecimiento en puertas

Todavía entre 50 y 60 empleados de Petrozuata responden la encuesta anual del código de Ética en papel. Se trata sobre todo del personal de seguridad, que no cuenta con estaciones de trabajo asignadas. “Pero ya está previsto ofrecerles una estación para que puedan acceder con sus propias claves a la solución”, adelanta Dagher.

Para un posterior desarrollo de la aplicación, Dagher ya ha previsto una mayor integración con PowerPoint, la aplicación de Microsoft que usa regularmente para elaborar los reportes anuales que presenta al Comité de Ética de Petrozuata. “Queremos graficar estadísticamente las respuestas a todas las preguntas, también de forma automática”, anticipa.