Cuando vamos a atender a un cliente de suscripción por primera vez lo que solemos escuchar, en mayor o menor grado, son preguntas sobre el funcionamiento de Excel, de Power Point y comentarios de sorpresa por todo lo que pueden hacer en Teams o SharePoint. Muy rara vez nos topamos con usuarios más avanzados que nos hacen preguntas sobre herramientas que son una verdadera joya y están incluidas en su servicio.
Para hacerte la vida más fácil, un par de veces al año, publicaremos las herramientas que más nos han sorprendido por su gran capacidad, versatilidad y por su innovación pero que poca gente conoce, que ya hemos probado con clientes y que son un verdadero antes y después.
En esta oportunidad, descubrirás 5 joyas ocultas en tu suscripción de Microsoft 365 que probablemente no conocías. Con estas herramientas te aseguramos que podrás transformar tu productividad y eficiencia de maneras que nunca imaginaste. Vamos a repasarlas desde las más complejas hasta las más sencillas:
- Microsoft Syntex
Quizás es de las apps más potentes que hemos conocido hasta ahora. Ms Syntex es una herramienta que utiliza IA para ayudar a las empresas a gestionar sus documentos de manera más eficiente. Syntex puede identificar, organizar y extraer información importante de documentos como facturas, contratos y recibos, facilitando su clasificación y procesamiento automático, y ayudando a la extracción de datos relevantes.
Es relativamente nueva, pero cuando se comience a popularizar su uso, representará una aliada sin igual en las áreas financieras y de inventarios de las empresas
Importante: antes de implementar Syntex, debes identificar los escenarios específicos en los que será más útil. Por ejemplo, tienes en proyecto la automatización de la clasificación de facturas y contratos. Tienes que enseñarle a la IA cuáles son los datos más relevantes para tu negocio. Esto, sin dudas, te ayudará a resolver problemas y mejorar la eficiencia.
¿Cuál es el proceso?
Configura y entrena modelos de Syntex para reconocer y procesar los tipos de documentos más comunes en tu organización, como facturas, recibos y contratos. Decide cuál va a ser la información clave a extraer e infórmaselo al sistema, de manera que pueda extraerla y tenerla disponible para las personas interesadas.
Al final Syntex te ayudará a mejorar la precisión y la eficiencia en la extracción de datos relevantes de los documentos financieros, facilitando la toma de decisiones.
Cómo llegar a ella: Syntex está disponible a través del centro de administración de Microsoft 365.
2. Microsoft Power Automate:
Es como un gran repositorio de plantillas para automatizar tareas repetitivas conectando diferentes aplicaciones y servicios.
Power Automate crea flujos de trabajo personalizados para ahorrar tiempo y aumentar la productividad en tu negocio. Puedes verlo como un centro de integración con cientos de aplicaciones, incluyendo las de Microsoft 365 y otras de terceros.
Utiliza una interfaz intuitiva basada en diagramas de flujo y lógica de "si esto, entonces aquello" para simplificar la creación y gestión de tareas repetitivas y complejas.
Power Automate es parte del ecosistema Microsoft, por lo que se integra naturalmente con otras aplicaciones de Microsoft, como Office 365, SharePoint y Dynamics 365, pero también con muchas plataformas de terceros, desde ERP, CRM, mensajería, correo, etc.
¿Cuándo puedes usar Power Automate?
Las situaciones de uso son infinitas y existen "N" cantidad de plantillas por categoría/problemática a resolver, pero en concreto te damos el siguiente ejemplo:
Una empresa mediana de distribución en Colombia o Venezuela necesita integrar su sistema de ventas con su sistema de inventario, de modo que cada venta registrada automáticamente se refleje en sus niveles de inventario, y de ser posible, envíe alertas cuando se necesite reponer mercancía. flujo de trabajo que actualiza automáticamente el inventario en tiempo real cuando se realizan ventas o se reciben nuevos productos, y genera alertas cuando los niveles de inventario están bajos.
¿Qué obtendrás? Información precisa del inventario, reduce el riesgo de sobreventa y asegura que siempre haya suficiente stock disponible.
Power Automate muchas veces puede competir directamente con desarrollos propios, pero al ser una herramienta de desarrollo LowCode/NoCode, podrás ahorrar tiempo y horas de trabajo.
Está disponible en el Centro de administración de Microsoft 365
3. Microsoft MyAnalytics
Herramienta valiosa para la Dirección de la empresa y también para RRHH, ya que proporciona información sobre patrones de trabajo y productividad, ayudándoles a gestionar su eficiencia y mejorar su bienestar.
Un escenario común para el área de ventas de una fábrica mediana, sería medir y analizar cuál es el tiempo dedicado a reuniones con clientes versus tiempo dedicado a tareas administrativas. Esto permite a los gerentes de ventas identificar oportunidades para aumentar el tiempo dedicado a actividades de alto valor, como reuniones con clientes, y reducir el tiempo en tareas administrativas, que puede ser, automatizando el envío de correos, por ejemplo.
Lo mejor es que la misma herramienta te ofrece recomendaciones personalizadas sobre cómo puedes trabajar de forma más eficiente.
En resumen, te proporciona datos que permitirá a los Gerentes tomar decisiones basadas en hechos sobre la gestión del tiempo y la carga de trabajo. Adicionalmente, ayudará a los empleados a gestionar mejor su tiempo y a evitar el agotamiento.
Está disponible en el Centro de administración de Microsoft 365
4. Microsoft Bookings
No es la primera vez que hablamos de ella. Bookings es ideal para citas y reservaciones. No importa si es un restaurante o una gran empresa, funciona igual para la mayoría de los casos. Muy útil para los vendedores, médicos, consultores, etc. que manejan volúmenes importantes de reuniones y que, mediante una planificación, dejan espacios abiertos para que sus potenciales clientes puedan agendar su reunión de acuerdo a su conveniencia.
Ya Bookings está incluida en Microsoft 365, lo que debes es revisarla y descubrir cómo funciona, sino solicita ayuda a uno de nuestros especialistas.
Está disponible en el Centro de administración de Microsoft 365
5. Microsoft Planner
Organizar tareas siempre es útil, pero cuando lo haces visualmente mediante tarjetas puede resultar una verdadera maravilla, ya que puedes visualizar el progreso de cada proyecto, de esta forma, todos los integrantes del equipo de trabajo pueden estar al tanto de cómo marcha el trabajo y qué tareas están pendientes, las que están en curso y las completadas.
¿Cuándo usar Microsoft Planner?
Te damos una idea: puedes crear un plan en Planner para gestionar el proceso de cierre mensual, con tareas asignadas a diferentes miembros del equipo para la conciliación de cuentas, generación de informes financieros y auditorías internas. Cada uno de los miembros del equipo recibirá una notificación sobre sus pendientes o de alertas que ya se acaba el plazo para finalizar alguna asignación.
¿Qué obtienes? vas a asegurarte que todas las tareas críticas se completen a tiempo y que el proceso de cierre sea más eficiente y organizado, en lugar de estar solicitando de forma personal la información tantas veces como sea necesario.
Otra idea de uso es para el momento de lanzamiento de nuevos productos, así se podrán coordinar las acciones de diferentes equipos: marketing, ventas y logística, estableciendo fechas y responsables para que todo fluya de manera organizada y coordinada.
Microsoft Planner es una herramienta versátil que puede adaptarse a las necesidades de diferentes departamentos dentro de una empresa pequeña o mediana, mejorando la organización, la colaboración y la eficiencia.
La consigues directamente en el Centro de administración de Microsoft 365
Si deseas saber más sobre una herramienta, o quieres que te ayudemos a descubrir todo lo que puedes hacer con alguna de ellas, escríbenos a mercadeo@bekesantos.com